Jokaisen tapahtuman taustalla: Olutiltavastaavat Jenna & Toni

DOSin hallituksessa on tänä vuonna toiminut kaksi tapahtumavastaavaa, olutiltoja järjestävä Toni, sekä muita tapahtumia järkkäillyt Jenna. Hallituksen pestejä määrittäessämme päätimme, ettei tapahtumavastaavien rooleja tarvitse tarkalleen rajata edellisvuoden tapaan oluilta- ja ekskursiovastaaviin. Muodostimme siis tapahtumatiimin, mutta käytännössä pestimme kuitenkin vakiintuivat olutiltavastaavaan ja muut tapahtumat – vastaavaan.

Tapahtumavastaavan toiminta on hallituspesteistä kenties näkyvin, sillä olutillat ja suuri osa muista tapahtumista ovat meidän järjestämiämme. Tapahtumakuvaukset sekä maksuohjeet ovat myös lähtöisin luovasta mielestämme. Tapahtumavastaavan toimessa houkuttelikin se, että pääsee tekemään asioita, joilla on konkreettista vaikutusta jäsenistöön.

Perinteiset olutillat ovat se DOSin ydintoiminto ja tyypillisin asia, jonka jäsenistö näkee ja tietää. Näitä iltoja on kuluvana vuonna vietetty niin kantapaikassamme Jalossa, kuin jo kuopatussa Brick’sissä sekä erikoisempien oluiden iltamia tarjoavassa Vihreässä Haltiattaressa. Iltojen järjestämisessä on eroja riippuen paikasta ja teemasta, Jalon Jaska tarjoaa valtavasti apua ja ilta järjestyy parhaillaan sopimalla päivä ja teema meidän puolelta, mistä Jalon puoli hoitaa loput. Tästä panoksesta Jaskalle suurta kiitosta!

Brick’sissä järjestetyt olutillat toteutettiin erilaisella kaavalla, kun meidän hallitus pääsi päättämään ja toteuttamaan illat omalla tavallaan. Sovittuamme päivän ja keksittyämme teeman antoi Pasi listan sopivista oluista (tai siidereistä!), mistä valitsimme kiinnostavimman ja budjettiin istuvat kattauksen. Näistä tuotteista sitten selvittelimme itse taustoja ja tietoja, joiden avulla vedimme olut/siideri-illat. Tämä myös oli vallan toimiva tapa järjestää olutiltaa!

Toni kertoo: Kaikessaan olutiltavastaavana on tullut päätoimessaan varsin tasaisesti työllistetyksi, ja jos joskus muut kiireet ovatkin painaneet päälle, hallituksesta on löytynyt aina joku tuuraamaan. Tyypillisesti olutillan järjestäminen koostuu useista pienistä vaiheista (illan sopiminen, tapahtuman luominen FB ja kotisivulle, mainostaminen, ilmoittautumisten hallinta, maksuohjeiden lähettely), jotka eivät valtaisasti rasita kerralla, joten ajoittaiset ponnistelut ovat hyvinkin kohtuullisia. Muita tehtäviä sitten tulee ja menee erikoisempien tapahtumien (fuksiaiset, Oktoberfestit…) tai lisäaktiviteettien (satunnainen sosiaalisen median päivittely, olutiltojen kuvaaminen) muodossa, aina kullekin tekijälle sopivasti.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Jenna kertoo: ”Muita” tapahtumia järjestäessä olen päässyt ideoimaan ja toteuttamaan DOSille uusia tapahtumakonsepteja, kuten keväällä järjestetty Saimaan sauna -tapahtuma. Vastuualueeseeni on kuulunut myös Vihreässä Haltiattaressa järjestetyt olutillat, joten ihan perinteistäkin olutillan järjestelyä olen päässyt hoitamaan. Muuten tehtäviini on kuulunut yhteydenpitoa sidosryhmiin, kuten jäsenistöön ja sisarolutseura Bosaan. Itselleni vuoden mieleenpainuvin tapahtuma on, tietysti, ollut yhdessä sihteeri-tiedottajamme kanssa järjestämäni ulkomaan excu Belgiaan. Ulkomaan ekskursiot ovat DOSissa vielä melko uusi tapahtumakonsepti, jolle yritimme parhaamme mukaan luoda pohjaa järjestämällä erilaista olut-teemaista ohjelmaa matkan aikana. Matkailun ystävänä toivonkin, että tulevatkin tapahtumavastaavat haluavat kehittää ulkomaan excua ja innostavat yhä useamman jäsenen lähtemään matkalle mukaan!

Hallituksessa toimimiseen kuuluu monenlaista hommaa. Olen vuoden aikana (ehkä) oppinut lähettämään sähköpostia Mail Merge -laajennoksen avulla, mutta sen lisäksi olen uhrannut fyysisen hyvinvointini DOSin hyväksi raahaamalla niin Saimaan sauna- kuin Oktoberfest-oluitakin ympäri Jyväskylää. Yhdistävä tekijä toiminnassa on kuitenkin aina ollut se, että hauskaa on ollut ja apua saanut sitä pyytämällä.

jenna2

Mitä hommia pääsee tapahtumavastaavana hoitamaan

  1.       Olutiltojen sopiminen ravintoloiden kanssa, yleensä puhelimitse
  2.       Tapahtumien ja tapahtumakuvausten luonti
  3.       Sähköpostien lähettäminen jäsenistölle
  4.       Kaljojen kantaminen, mahdollisesti myös säilöminen kotona

Jos tapahtumien järjestäminen missään muodossa kiinnostaa, kannattaa pestiin hakea. Tulevan hallituksen eri pestit ja vastuut päätetään uuden hallituksen kesken, eikä ketään pakoteta järjestämään esimerkiksi ulkomaan ekskursiota vasten tahtoaan.